Effiziente Digitalisierung der Buchhaltung – 50 % Zeitersparnis im Tagesgeschäft

Ausgangssituation:
Ein Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, seine Buchhaltungsprozesse zu modernisieren.
Papierbelege, volle Ordner, manuelle Lohnabrechnungen per E-Mail und lokal erstellte Rechnungen machten die Abläufe zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar.

Lösung:
Im Rahmen des Projekts wurde die gesamte Buchhaltung schrittweise digitalisiert:

• Einführung von DATEV Unternehmen online

• Digitale Belegübermittlung an das Steuerbüro

• Definition klarer, wiederkehrender Abläufe, um eine zeitnahe Buchung und damit die regelmäßige Bereitstellung der BWA zu ermöglichen

• Digitale Lohnabrechnnungen mit direktem Zugriff für Mitarbeitende

• Zahlungsvereinfachung durch strukturierte Workflows und Anbindung der Bankkonten

• Anbindung einer Agentursoftware: Rechnungen werden von zuständigen Personen erstellt und mit automatisierten Buchungsvorschlägen an das Steuerbüro übergeben – das spart Zeit und Aufwand beim Steuerberater.

Ergebnis:
Durch die Digitalisierung konnte die Bearbeitungszeit im Tagesgeschäft um ca. 50 % reduziert werden – für mehr Effizienz, Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand.

Optimierung von Schulungsveranstaltungen – Struktur, Klarheit & effiziente Kommunikation

Ausgangssituation:
Die Organisation der Schulungsveranstaltungen war geprägt von wenigen Standards, zahlreichen parallelen Kommunikationswegen und einer Flut an E-Mails pro Veranstaltung. Das führte zu Unzufriedenheit und Abstimmungsproblemen zwischen den beteiligten Abteilungen.

Meine Rolle:
Als externe Prozessberaterin und Begleiterin habe ich gemeinsam mit dem Team Standards definiert und die Einführung neuer Systeme sowie strukturierter Prozesse unterstützt.
Ein besonderer Fokus lag auf der Verbesserung der Kommunikation und der transparenten Abstimmung mit allen Beteiligten.

Ergebnis:
Die Abläufe wurden klarer und effizienter gestaltet, Standards etabliert und die Kommunikation deutlich vereinfacht. Dadurch konnten die Abteilungen besser zusammenarbeiten und der Verwaltungsaufwand sank merklich.

Einführung digitaler Abrechnung in einer medizinischen Praxis

Ausgangssituation:
Die Praxis nutzte bislang einen externen Kooperationspartner zur Abrechnung. Der Wunsch bestand darin, die Abrechnung künftig selbstständig und digital im Haus durchzuführen – für mehr Kontrolle, Transparenz und Unabhängigkeit.

Lösung:
Ich begleitete die Einführung des neuen Abrechnungssystems von Anfang an:

• Strukturierte Projektkoordination mit allen Beteiligten

• Aufbau klarer Prozesse und Schulung der ersten Schritte

• Durchführung eines ersten kompletten Abrechnungsdurchlaufs

• Dokumentation und Übergabe an das Praxispersonal zur eigenständigen Fortführung

Ergebnis:
Die Praxis konnte erfolgreich auf eine digitale Selbstabrechnung umstellen. Der Wechsel verlief reibungslos, und das Team war nach kurzer Einarbeitungszeit in der Lage, die Abrechnung eigenständig zu übernehmen.